Een (muziek)festival, loopwedstrijd, rommelmarkt, buurt- of straatfeest, jaarmarkt, kermis … kortom, alle gebeurtenissen die plaatsvinden op openbaar domein of privéterrein én publiek toegankelijk zijn dienen verplicht aangemeld te worden via het EVENEMENTENLOKET.
- Waarom een digitaal evenementenloket?
- Wanneer doe je een aanvraag?
- Doe je aanvraag tijdig
- Procedure
- Kostprijs
- Handleiding en reglement
- Gebruik gemeentelijke materiaal
- Schenken van sterke dranken
- Duurzaam organiseren
- Bewaking
- Wielerwedstrijd organiseren?
- Ondersteuningsreglement
- Communicatie van je evenement
- Regelgeving
- Hulp nodig?
Waarom een digitaal evenementenloket?
Deze gebruiksvriendelijke online tool:
- biedt een handige checklist
- maakt de opvolging door de administratieve diensten een stuk efficiënter.
- is dynamisch. Als organisator zie je enkel de vragen die relevant zijn voor jouw activiteit en kan je het digitaal dossier op elk tijdstip verder aanvullen.
- maakt, bij grotere evenementen en door bijkomende vragen, meteen ook het veiligheidsdossier op. Als organisator kan je, bij verdere vragen of opmerkingen, gebruikmaken van de handige berichtenfunctie.
Wanneer doe je een aanvraag?
Als minstens één van de volgende criteria aanwezig is, dan doe je een aanvraag.
- Als het evenement doorgaat op openbare ruimte;
- Als het evenement op het privé terrein doorgaat en dit publiek toegankelijk is voor minstens 100 personen;
- Privé evenementen die niet publiek toegankelijk zijn voor minstens 100 personen;
- Wanneer bepaalde vergunningen zijn vereist zoals bijvoorbeeld inname openbaar domein, geluidsvergunning, verkeersverandering…
- Wanneer je gemeentelijk materiaal wenst te ontlenen zoals bijvoorbeeld tafels, stoelen, nadars…
- Als je een buurtfeest organiseert.
START JE AANVRAAG HIER!
Doe je aanvraag tijdig
De termijn van indiening bedraagt minstens 6 weken voor de start van het evenement. Er zijn 2 uitzonderingen namelijk festivals en volksfeesten, deze dienen minstens 16 weken voor de start ingediend te zijn.
Deze termijnen zijn nodig om het dossier administratief te kunnen vervolledigen bij de betrokken diensten en de goedkeuring van het college te vragen.
Dien jouw aanvraag dus tijdig in! Evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden!
Je hebt er alle baat bij je evenement zo snel mogelijk aan te melden. Het lokaal bestuur weet of er tegelijkertijd andere activiteiten of wegenwerken in de buurt zijn. Zo wordt geluids- of verkeershinder vermeden en kunnen de nodige veiligheidsmaatregelen (inname openbaar domein, parkeerverbod…) genomen worden.
Procedure
De evenementencoördinator behandelt je aanvraag, verzamelt de nodige adviezen, legt de aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen en brengt jou als organisator én de betrokken diensten op de hoogte over de beslissing.
Via e-mail word je op de hoogte gehouden over de verdere afhandeling van je aanvraag.
Kostprijs
De melding of aanvraag is gratis.
Er kunnen wel kosten aangerekend worden voor specifieke vergunningen (bv. innames openbaar domein, gebruik nutsvoorzieningen…).
Reglement en handleiding
Gebruik gemeentelijk materiaal
Wens je gebruik te maken van gemeentelijk materiaal zoals nadars, mobiele fietsenstalling, stoelen en tafels? Doe eerst je aanvraag voor een evenement via het evenementenloket!
In het evenementenloket zit een formulier voor de aanvraag van gemeentelijk materiaal.
Duurzaam organiseren
OVAM-wetgeving gebruik cateringmaterialen: Vanaf 15/06/2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% ervan wordt ingezameld voor recyclage. Lees er alles over op de pagina 'duurzaam organiseren'.
Vanaf 1 januari 2024 geldt verplichting keukenafval en etensresten te sorteren op evenementen (OVAM). Lees meer op www.ternat.be/keukenafval-sorteren-evenementen en Sorteerverplichting voor keukenafval en etensresten (vlaanderen.be).
Schenken van sterke dranken
Het lokaal bestuur Ternat bepaalt bij wijze van het reglement de procedure tot het toekennen van een speciale machtiging van het college van burgemeester en schepenen voor het gebruik ter plaatse voor de verkoop, het aanbieden of verstrekken van sterke drank, zelfs gratis, tijdens occasionele drankgelegenheden op openbare manifestaties zoals sportieve, politieke en culturele manifestaties, dit in uitvoering van artikel 9 van de Wet van 28 december 1983 betreffende de vergunning voor het verstrekken van sterke drank.
Drankgelegenheden gehouden op tentoonstellingen en op jaarbeurzen vallen hier ook onder aangezien deze worden geacht occasionele drankgelegenheden te zijn, voor de gehele duur van de tentoonstelling of jaarbeurs, ongeacht de hoedanigheid van de exploitant.
Reglement: bekomen machtiging sterke drank bij uitbating van occasionele drankgelegenheden 2024
Bewaking
Inzetten van professionele bewakingsagenten en vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten.
Het is mogelijk om een combinatie van vrijwillige en professionele bewakingsagenten in te zetten voor een fuif, event... Sommige taken mogen en kunnen niet worden uitgevoerd door vrijwillige bewakingsagenten bv. bodyguarding, VIP-bescherming …
Vrijwillige bewakingsagenten mogen alleen goederen bewaken en de persoonscontrole doen op evenementen. Vrijwillige bewakingsagenten hebben als voordeel dat ze makkelijk aanspreekbaar zijn en de meeste bezoekers kennen. Doordat professionele bewakingsagenten de bezoekers niet kennen, is het net makkelijker om in te grijpen en kordaat op te treden.
Lees meer op deze pagina.
Buurtfeest organiseren?
De gemeente biedt een subsidie voor straat- en buurtfeesten die kan oplopen tot €400.
Om in aanmerking te komen voor subsidie, moeten buurt- en straatfeesten aan enkele voorwaarden voldoen:
- Het feest moet minstens 10 gezinnen betrekken en gericht zijn op alle inwoners van de straat of buurt.
- Daarnaast moet het feest minimaal twee van de volgende thema’s integreren: duurzaamheid, kwaliteit, samenwerking, diversiteit en gemeenschapsvorming.
- Eenzelfde buurt kan slechts één keer per kalenderjaar financiële ondersteuning ontvangen.
Aanvragen voor de subsidie dienen uiterlijk één maand vóór de start van het buurtfeest te worden ingediend via het evenementenloket.
De subsidie wordt toegekend aan de aanvrager en mag uitsluitend worden gebruikt voor het realiseren van het feest. De toekenning en vaststelling van de subsidie liggen bij het college van burgemeester en schepenen.
Lees meer op www.ternat.be/straat--en-buurtfeest
Wielerwedstrijd organiseren?
Een wielerwedstrijd moet je niet ingeven in het evenementenloket.
De aanvraag vergunning wielerwedstrijd dient drie maanden op voorhand per aangetekend schrijven en in drievoud met plannen van de omloop toegezonden te worden aan het College van burgemeester en schepenen. De adresgegevens vind je op het aanvraagformulier.
Organiseer je een veldtoertocht of mountainbiketocht (VTT-tochten)? Doe je aanvraag via de e-tool van Sport Vlaanderen.
Meer info: Brochure "Organisatie van een wielerwedstrijd of een alle terrein wedstrijd"
Ondersteuningsreglement
Het lokaal bestuur van Ternat zet in op een bruisend vrijetijdsleven. Benieuwd op welke manier we jouw initiatief of vereniging mee kunnen ondersteunen?
Lees meer op ternat.be/ondersteuningsreglement.
Communicatie van je evenement
- Zorg dat het event in de UIT-databank staat. Lees meer hierover op ternat.be/uit-databank.
- Deel het via Facebook (en andere sociale media).
Het lokaal bestuur deelt geen social mediaberichten van handelaars, verenigingen, privé-initiatieven... Er bestaan heel wat actieve facebookgroepen in Ternat waar je reclame kan maken voor je activiteiten. - Verspreid een persbericht.
Via communicatie@ternat.be kan je een hele lijst van perscontacten verkrijgen. - Doe een aanvraag voor publicatie op de gemeentelijke LED-borden via communicatie@ternat.be. Lees de voorwaarden en het reglement na op ternat.be/gebruik-gemeentelijke-led-borden.
- Zorg ervoor dat je in de verenigingsgids staat. Dit doe je via ternat.be/verenigingen/registreren.
- Wens je het logo van Ternat te gebruiken op je affiche, brochure...? Vraag dan eerst toestemming tot gebruik via communicatie@ternat.be. Lees hier meer over de voorwaarden.
- Je kan affiches ophangen op de aanplakzuilen in de gemeente. Lees meer op ternat.be/waarbevindenzichdeaanplakzuileninternat
- Maak gebruik van de borden op frames. Lees meer op ternat.be/borden-op-frames
- Je kan affiches en flyers laten ophangen en verdelen in de gemeentelijke gebouwen. Je bezorgt je affiche/flyers, tijdens de openingsuren, aan:
Regelgeving
- Keukenafval en etensresten sorteren op evenementen
- Zonaal reglement houdende maatregelen ter preventie van brand en ontploffing in publiek toegankelijke inrichtingen (PDF)
- Zonaal reglement houdende maatregelen ter preventie van brand en ontploffing bij evenementen (PDF)
- Aanvraag hulppost Rode Kruis
- Unisono is het uniek platform dat Sabam, PlayRight en SIMIM samen oprichten. Daarmee regel je via één licentie het gebruik van muziek, theaterwerken, audiovisuele werken… snel en eenvoudig, op één centrale plaats en met één betaling.
